Dieses Dokument soll kurz einige Verhaltensweisen und Tipps rund um den Umgang mit Microsoft Teams zusammenfassen. Bewusst verzichtet es auf detaillierte technische Ausführungen.
Privater Chat vs. Teamkonversationen
Die Chats sind für spontane Unterhaltungen oder für «Gespräche» mit einzelnen Personen ideal. Sobald es um «geschäftliche» Inhalte geht, sollte man sie besser in den entsprechenden Kanal des jeweiligen Teams verlagern.
Personen, die neu einem Chat oder Team hinzugefügt werden, sehen auch den bisherigen Verlauf.
Besprechungen und Anrufe
Sofern es möglich ist, sollte man eine Videokonferenz oder ein Telefonat abhalten. Besonders per Video können Besprechungen viel effektiver werden. Diese Möglichkeit steht in einem Chat oder auch einem Kanal des Teams zur Verfügung.
Wenn man nicht spricht, sollte man die Verbindung stumm schalten. Das Husten oder Geräusche aus der Wohnung sind für die anderen Teilnehmer ablenkend.
Erwähnungen
Mit der Funktion @mention können Personen direkt angesprochen werden. Diese Erwähnung entspricht dem An- oder Cc-Feld bei einer E-Mail. Entsprechend sollte man das @ sachgemäss und nicht zu häufig verwenden.
Erwähnte Personen bekommen eine spezielle Nachricht und sehen, dass sie auf einen Beitrag reagieren sollen.
Reaktionszeit
Die Dringlichkeit in Konversationen ist vergleichbar mit der Dringlichkeit einer E-Mail. Somit sollte (auch bei einer @mention) nicht mit einer unmittelbaren Antwort gerechnet werden. Die Reaktionszeit wird vergleichbar mit der von E-Mails sein.
Mit privaten Chats kann besser signalisiert werden, dass man ein promptes Feedback erwartet.
Antworten
Um bei einer laufenden Konversation zu antworten, sollte direkt in der Konversation geantwortet (direkt bei der Nachricht: «Antworten») und nicht eine neue Konversation (ganz unten: «Neue Unterhaltung») gestartet werden.
Eine neue Konversation, ein neues Thema oder eine neue Fragestellung soll mit einer neuen Unterhaltung (ganz unten) gestartet werden.
Reaktionen
Die Reaktionen zeigen an, dass eine Nachricht gelesen und verstanden wurde, ohne direkt darauf antworten zu müssen. Wenn man über eine Nachricht fährt, werden die verschiedenen Reaktionssymbole angezeigt.
«Gefällt mir» (Daumen hoch) bedeutet auf Teams mehr als ein Like auf Facebook und Co. Im beruflichen Kontext bedeutet es z.B. «Einverstanden», «Wird so gemacht» oder «Zur Kenntnis genommen».
Anhänge
Wenn eine Datei versendet werden soll, ist es sinnvoller, einen Link auf die OneDrive-Datei zu schicken. Somit wird immer die aktuelle Version angezeigt.
Nachrichten speichern
Damit man eine wichtige Nachricht (z.B. ein wertvoller Tipp, eine Anleitung oder eine Website zum Anschauen) zu einem späteren Zeitpunkt wiederfindet, kann man diese mit einem Lesezeichen markieren. Im Profil (oben rechts, runder Button mit Benutzernamen) können die gespeicherten Nachrichten aufgerufen werden.
Chat, Team oder Kanal anheften
Angeheftete Chats, Teams oder Kanäle werden jeweils ganz oben angezeigt und helfen so, schnellen Zugriff auf wichtige Kontakte zu bekommen und die Arbeit zu priorisieren.