Alle Videos basieren auf der Web-Oberfläche von Outlook. Das Erscheinungsbild in der lokal installierten Version von Outlook kann daher abweichen.
Link zum Anmelden: office.com
In Outlook für Windows heisst diese Funktion «Kontaktgruppe».
Fragen
Nutze ich Outlook besser im Browser (über office.com) oder über das installierte Programm am PC?
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, primär aber von der persönlichen Präferenz. Der Funktionsumfang ist grundsätzlich gleich (einige Funktionen haben einen anderen Namen). Einzig bei Outlook für Mac existieren einige Funktionen (noch) nicht.
Ich arbeite an unterschiedlichen Geräten und wechsle oft mein (digitales) Arbeitsgerät. Der Zugriff via Browser ist für mich daher einfacher, da ich immer die gleiche Oberfläche habe.
Wenn man grundsätzlich immer am gleichen Computer arbeitet, kann man gut Outlook konfigurieren und darüber arbeiten.
Bei mir wird die Funktion BCC nicht angezeigt. Wie kann ich das aktivieren?
Standardmässig ist dieses Feld beim Verfassen von neuen Mails tatsächlich deaktiviert und man muss es je nach Programm ein bisschen suchen.
Webmail (office.com)
- Einstellungen (Zahnrad oben rechts öffnen)
- «Alle Outlook-Einstellungen anzeigen» wählen
- «Verfassen und Antworten» anklicken
- «Bcc immer anzeigen» aktivieren
Outlook (Windows)
- Neues Mail schreiben
- Im Menüband «Optionen» anwählen
- Feld Bcc anzeigen (evtl. über die drei Punkte … zu finden)
Outlook für Mac
- Einstellungen öffnen
- «Verfassen» anklicken
- «Bcc-Feld standardmässig anzeigen» aktivieren
Wieso ist der Posteingang in «Relevant» und «Sonstige» geteilt?
Diese Funktionalität sollte grundsätzlich die Arbeit mit Outlook erleichtern, da es eine Vorauswahl der Wichtigkeit der Mails trifft. Aufgrund von welchen Faktoren dies geschieht, erschliesst sich mir nicht ganz und ich persönlich finde die Trennung eher unübersichtlich. Daher habe ich bei mir den «Posteingang mit Relevanz» deaktiviert.
Wie sollte ich meine Mails am besten organisieren?
Auch dieses Thema ist eine sehr persönliche Angelegenheit. Ich beschreibe hier, wie ich meine Mails organisiere – im Sinne von «best practice».
- Im Posteingang sind nur Mails, die zu bearbeiten sind.
- «Bearbeiten» bedeutet: lesen, beantworten, Dokumente studieren, etc.
Also irgend eine Aktivität von mir.
- «Bearbeiten» bedeutet: lesen, beantworten, Dokumente studieren, etc.
- Sobald das Mail bearbeitet ist, wird es in den jeweiligen Ordner verschoben.
- Meine Ordnerstruktur habe ich hier vorgestellt.